Пользователи ЭА

А что, дядя, невесты в вашем городе есть? Кому и кобыла невеста... Больше вопросов не имею. © Ося Бендер в раздел...

Содержание

Электронный архив: Пользователи

Пользователи ЭА

Введение

Цель и темы лекции.

Электронный Архив - программно-аппаратный комплекс, предназначенный для организации хранения и доступа к архивным документам в электронном виде.

Основные функции ЭА:

Ввод и надёжное хранение больших объёмов электронной информации.
Обеспечение быстрого поиска и выбора нужной информации.
Предоставление найденной информации в виде, удобном и понятном для пользователя.

Конечной целью создания электронного архива является удовлетворение потребностей пользователей системы по поиску необходимой им информации. Под пользователем ЭА понимается лицо, взаимодействующее с системой ЭА и использующее хранящуюся в нём информацию самостоятельно или опосредованно в соответствии с правилами, регламентирующими работу ЭА.

Для того, чтобы ЭА удовлетворял потребностям пользователей, необходимо иметь представление о таких пользователях, об их потребностях по работе с ЭА, а также о значимости этих потребностей.

Целью данной лекции является дать указанное представление, с целью чего будут решены следующие задачи:

Систематизация представлений о пользователях ЭА
Изложение общих принципов классификации пользователей ЭА: организационно-ролевая, классификация по отношению к организации, функциональная классификации
Определение типовых требований пользователей к ЭА
Анализ требований различных пользователей

Принципы классификации пользователей

Пользователей ЭА следует отличать от более широкой категории лиц, связанных с функционированием системы. Такую более широкую категорию обычно имеют в виду при рассмотрении бизнес-процессов организации, связанных с функционированием ЭА. В соответствии с общепринятыми моделями бизнес-процессов подобных лиц классифицируют в терминах "ролей", то есть в зависимости от того, какую роль в функционировании ЭА они играют.

В широкой категории могут быть выделены следующие роли:

Лица, принимающие решения
Держатели системы ("идеологи", "заказчики" - лица обычно руководящего уровня, инициировавшие создание ЭА и/или непосредственно заинтересованные в его функционировании)
Собственно пользователи
Обслуживающий персонал (техники, общесистемные администраторы)

В рамках данной лекции будут рассмотрены именно пользователи, прочие роли освещаются при изложении бизнес-процессов, связанных с ЭА.

Типы пользователей и их потребности могут различаться на разных стадиях жизненного цикла ЭА, а именно:

принятие решения
проектирование
реализация пилотной версии
внедрение и наполнение
использование

Так, на стадии наполнения ЭА требования оператора индексации требуют повышенного внимания, в то время как требования пользователя, преимущественно осуществляющего поиск в ЭА, менее существенны.

В рамках данной лекции рассматриваются только пользователи и их потребности, типичные для фазы использования готового ЭА.

Классификация пользователей может производиться по различным критериям. В данной лекции используются три критерия и соответственно ниже рассматриваются три классификации.

Под ЭА в данной лекции понимается типовая полнофункциональная система, описанная в соответствующем разделе курса.

Можно предложить следующие принципы классификации пользователей ЭА:

Организационно-ролевой принцип
По отношению пользователя к организации, владеющей системой и информационным ресурсом Электронного Архива
Функциональная классификация, по набору прав и возможностей, которые предоставляется пользователю при работе с ЭА

Организационно-ролевая структура пользователей ЭА

В соответствии с ролью в организации функционирования ЭА могут быть выделены следующие типы пользователей (указано также содержание их ролей):

Канцелярия - создание электронных документов
Сотрудники организации - поиск информации в полном ЭА или его части
Архивисты:

комплектование фондов ЭА
описание и сопровождение ЭА
отработка запросов, подбор данных из ЭА и их анализ

Служба безопасности - определение правил проставления уровней доступа документам и прав доступа сотрудников к ЭА
Руководитель - запросы на составление аналитических записок, подборок информации

Классификация пользователей ЭА по отношению к владельцу ЭА

В зависимости от отношения к организации - владельцу ЭА всех пользователей ЭА можно условно разделить на две большие группы: внутриорганизационные и внешние.

Внутриорганизационные пользователи.

К внутриорганизационным пользователям можно отнести всех пользователей системы, которые по своему статусу принадлежат к организации - владельцу электронного архива или являются приравненными к ним лицам. Причем уровень доступа этих пользователей к ресурсу электронного архива может быть совершенно разным: универсальные пользователи, поисковые пользователи и т.д.

Следует отметить, что внутриорганизационные пользователи не обязательно должны располагаться в рамках одной локальной сети или одного здания. Они могут иметь и удаленный доступ к ЭА (например, через Internet), а так же пользоваться копией основного ЭА (моментальным слепком всей базы или выборкой из архива).

Внешние пользователи.

Внешними пользователями могут считаться все пользователи, не являющиеся внутриорганизационными, причем располагаться эти пользователи могут как удаленно, так и непосредственно иметь доступ к электронному архиву (примером могут служить рабочие места, установленные в читальных залах библиотек).

Очевидно, что внешние пользователи не должны обладать администраторскими правами в ЭА. Как правило, это поисковые пользователи, хотя они могут быть и операторами индексации (например, при необходимости ведения ими своего локального архива в рамках существующего глобального архива)

Работа внешних пользователей с ЭА возможна двумя способами:

пользователи имеют непосредственный доступ к ЭА для проведения поиска
пользователи имеют опосредованный доступ к ЭА, который, в свою очередь, может быть реализован одним из двух способов:

Пользователи могут передавать заявки на поиск документов в ЭА сотрудникам ЭА и получать результаты запроса в бумажном виде (распечатанные документы, отвечающие критериям запроса)
Пользователям предоставляется допуск к специально сформированным результатам поиска в электронном виде (пользователи ЭА, ответственные за работу с внешними пользователями, проводят поиск и предоставляют внешним пользователям доступ только к найденным документам в рамках ЭА, либо формируют выборку из архива найденных документов и записывают ее на носитель - CD, DVD и т.п.).

Функциональная классификация пользователей ЭА

Основные типы пользователей по составу их прав и возможностей при работе с ЭА следующие:

Оператор ввода информации в ЭА
Простой (поисковый) пользователь (составление запросов, поиск и просмотр информации в определённой части или во всём ЭА)
Универсальный пользователь (все возможности для работы с ЭА: поиск документов, индексация, составление новых версий ЭД, аналитических записок и др.)
Системный администратор (подключение и определение прав пользователей, уровней доступа к документам и т.д.)

Оператор ввода информации в ЭА.

Основная функция - ввод информации в ЭА: сканирование бумажного документа, загрузка текстового файла и заполнение регистрационной карточки документа (частично или в полном объеме).

Данной категории пользователей могут быть приданы права поиска для просмотра качества введённой информации и для контроля правильности ввода.

Простой (поисковый) пользователь.

Пользователь, которому доступен поиск в той или иной части электронного архива (или по всему объему архива), но у которого ограничены права в части изменения содержимого архива. Как правило, на данных пользователей наложены ограничения по работе с результатами поиска (например, запрещен или ограничен вывод результатов поиска на печать или отсутствует возможность сохранения результатов в виде файлов) и по работе со средствами получения отчетов по найденным документам.

Следует отметить, что в реальной ситуации границы между типами пользователей могут быть размыты, но в целом такая классификация пользователей отвечает реальному положению дел.

Универсальный пользователь.

Основные функции - поиск и обработка информации из архива, сопровождение и дополнение поисковых и документальных данных.

Помещение документа в ЭА, присвоение шифра хранения
Обработка запросов в архив, поиск, подбор и анализ информации
Внесение изменений в информационный ресурс ЭА: добавление аналитических записок, поисковых карточек. Доработка поискового и научно-справочного аппарата ЭА, составление, документных подборок и взаимосвязей между файлами документов ЭА

Системный администратор

Основные функции - обеспечение сохранности данных в системе ЭА и доступа пользователей.

Управление и контроль над правами доступа пользователей к ЭА или параметрами доступа документов (или разделов) ЭА
Создание новых поисковых и индексных форм (форма ввода - карточка документа), настройка пользовательского интерфейса
Резервное копирование и восстановление потерянной информации
Запись и экспорт автономных архивных подборок, восстановление документов в систему электронного документооборота

Выводы:

Основными классификациями пользователей ЭА является организационно-ролевая и функциональная.
По отношению к информационному ресурсу ЭА пользователи делятся на внешних и внутренних.
В перечисленных классификациях пользователи различаются на тех, кто наполняет ЭА, кто содержит его и отвечает на внешние запросы, кто обеспечивает безопасность и функционирование системы, а также на тех, кто запрашивает и получает документы ЭА.

Требования пользователей к ЭА

Задачи, стоящие перед ЭА, могут быть различны. Вместе с тем существует ряд типовых требований пользователей, которым обычно должен отвечать любой ЭА. Если мы рассмотрим, в какой форме формулируются требования пользователей к конкретному архиву, то таких форм может быть три:

Требования формулируются явно
Требования формулируются неявно
Требования вообще не формулируются, но подразумеваются как общеизвестные

Типовые требования пользователей часто бывают во второй и в третьей формах, поэтому их знание особенно важно при создании ЭА. Группы этих требований следующие:

Требования к интерфейсу системы ЭА
Требования к безопасности использования информации в системе ЭА
Требования к сохранности и защите информационного ресурса (ИР) ЭА
Требования к качеству ИР
Требования к возможностям поиска и аналитической работы с документами в ЭА
Требования на соответствие работы с ЭА процедурам, принятым в организации (workflow)

Типовые требования, объединенные в группы по функциональности, перечислены ниже.

Требования к пользовательскому интерфейсу системы ЭА (программно-аппаратному комплексу - "ПАК").

Русифицированный интерфейс.

Так как не все пользователи владеют иностранными языками, необходимо наличие русифицированного интерфейса, что позволит пользователям сразу начать работу с ЭА без долгого обучения и ведения записей по расшифровке подпунктов меню.

Дружественный интерфейс, простота работы.

Для любого пользователя ЭА интерфейс должен быть понятен и прост в общении. Сложные манипуляции при работе с системой могут вызвать у пользователя отторжение данного программного средства или значительно увеличить время ввода и поиска информации.

Интерфейс, учитывающий предметную область пользователя.

Интерфейс ЭА должен использовать терминологию из области профессиональной деятельности пользователя. За счет использования в ЭА метафор пользователь должен воспринимать свои действия с электронными объектами полностью аналогичными действиям с их бумажными прототипами.

Простой для реализации удаленного доступа средствами стандартных программ.

Интерфейс пользователя должен учитывать возможность удаленного доступа к ЭА посредством, например, Интернет-браузера.

Требования к безопасности использования информации в системе ЭА.

Использование шифрования или кодирования данных
Применение Электронной Цифровой Подписи (ЭЦП) для защиты ЭД и заверки его подлинности
Ведение подробного протокола доступа к документам ЭА
Возможности закрытия части информации на электронном образе документа (цензура).
Реализация иерархии доступа: Пользователь - Фонд - Документ - Часть документа - Информация о документе.

Требования к доступности и актуальности БД ЭА.

Исключение возможности удаления документа на физическом уровне (CD-R)
Сохранение всех версий ЭД после каждого изменения, без возможности уничтожения версий (только исключение из доступа)
Избыточность архивации информации, достаточная для полного восстановления всей системы ЭА из архивной базы данных при полном или частичном разрушении программно-аппаратной части ЭА.
Резервирование данных на альтернативных носителях

Требования к качеству информационного ресурса.

Реализация механизма настраиваемого ввода, что позволяет контролировать правильность работы операторов ввода при заполнении карточек документов ЭА
Систематическая работа по описанию фондов, ведение справочников и рубрикаторов
Поддержка полноты описания документов в БД системы ЭА
Создание элементов научно-справочного аппарата (НСА) для документов ЭА

Требования к возможностям поиска и аналитической работы с документами ЭА.

Широкие возможности поиска, в том числе с использованием символов * и ? (wild-символов).

Очевидно, что одной из главных целей появления ЭА является облегчение поиска и сокращение времени, затрачиваемого на нахождение нужного документа.

Пользователь ЭА должен обладать возможностью искать по любому сочетанию поисковых полей, не задумываясь при этом о правилах заполнения полей (кроме тех случаев, когда порядок заполнения полей не может быть изменен, например, поиск по дате).

Проведение контекстного, в том числе морфологического поиска для текстовых и растровых документов, в том числе без привлечения третьих программ.

При работе с ЭА часто возникает необходимость работы с контекстными полями, в которые могут заноситься большие фрагменты текстовых файлов.

Средства контекстного поиска - специализированные программы или собственные облегченные подсистемы контекстного поиска ЭА - должны позволять проводить поиск с учетом семантики и весовых коэффициентов.

Возможность составлять, сохранять и повторно использовать сложные запросы.

Пользователи ЭА должны обладать возможностью одновременно использовать различные поисковые формы в зависимости от характера поиска и типа индексной карточки. Это позволит пользователю оптимизировать заполнение критериев поиска.

Возможность получения тематических подборок документов, как результат поиска в ЭА.

Пользователь должен обладать возможностью обрабатывать результаты поиска и получать их в наиболее удобном для себя виде. При этом у пользователя (в зависимости от его прав доступа) должны быть возможности:

распечатки полученного документа
его просмотра
сохранения на носитель в виде документа
правки
удаления

Возможность автоматизации подготовки и получения отчетов по результатам поиска в ЭА.

Система должна предоставлять пользователю возможность получения отчетов произвольной формы по результатам поиска. Генератор отчетов должен давать возможность создавать отчеты для получения статистической отчетности по результатам поиска, которые можно выводить как на монитор, так и распечатывать или сохранять как файлы.

Другие требования.

Возможность сохранять результаты сложных запросов к базе, что позволит не проводить такие запросы повторно
Простая процедура экспорта требуемой выборки информации по запросу пользователей архива.
Перенос всей вычислительной нагрузки на центральную архивную подсистему для обеспечения использования на рабочих местах стандартных компьютеров (с минимальными требованиями к мощности, размеру памяти, типу и номенклатуре прикладного программного обеспечения) и средств просмотра для доступа к архиву, в том числе удаленного (Интернет)

Выводы.

Требования пользователей состоят из требований к информационному ресурсу (ИР) и к системе ЭА

Требования к ИР - это его качество и полнота, удобство и совершенство поискового и научно-справочного аппарата
Требования к ПАК - это удобный интерфейс, защищенное хранение и санкционированный доступ, широкие поисковые возможности и удаленный доступ

Роль требований к ЭА для различных типов пользователей

В каждом конкретном случае могут добавляться новые требования к ЭА. При анализе требований следует учитывать следующие факторы.

Увеличение требований к системе приводит к ее "утяжелению". Золотое правило механики "выигрывая в силе, проигрываешь в расстоянии" работает и здесь. Чем больше требований предъявляется к ЭА, тем сложнее он становится в администрировании и работе.
Требования имеют разную значимость на различных этапах жизненного цикла ЭА.
Требования имеют разную значимость для разных типов пользователей из приведенных выше классификаций.

Выводы.

Для правильного проектирования или внедрения ЭА необходимо различать пользователей ЭА по их служебным обязанностям, профессиональным интересам (организационно-ролевая структура) и отношению к ИР ЭА
Оснащение рабочих мест пользователей целесообразно проводить на основе функциональной классификации
Рабочие места пользователей ЭА необходимо конфигурировать в соответствии с их потенциальными требованиями

Вы можете копировать контент, представленный на этой странице, повторно публиковать его, вносить изменения, изменять оформление (и пр.), при условии размещения в любом месте скопированной страницы любого цвета, размера и стиля шрифта индексируемой ссылки вида:

Контент (прохождение, статья, и т.д.) предоставлен сайтом Территория Дмитрия Новоженова

Версия для печати