Системы управления ЭА

Версия для печати

Содержание

1. Системы управления ЭА
2. Введение
3. Функциональные задачи управления ЭА
4. Обзор систем управления ЭА
5. Система Saperion как пример системы управления ЭА
6. Выводы

Электронный архив: Системы управления

Системы управления ЭА

Введение

Системы управления ЭА - отдельный класс ПО, предназначенный для организации полнофункционального ЭА. В настоящей лекции будут рассмотрены системы такого рода и общие вопросы их функционирования, а именно:

1. Функциональные задачи управления ЭА
2. Системы управления ЭА, представленные на рынке
3. Пример конкретной системы управления ЭА
1. Автоматизация рабочих мест сотрудников архивов
2. Архитектура системы
3. Интеграция системы управления ЭА с другими системами автоматизации

Функциональные задачи управления ЭА

Основные функции ЭА включают в себя:

1. Помещение документа в архив
2. Создание и заполнение поисковой карточки документа
3. Создание версии документа в архиве
4. Хранение документов в архиве
5. Доступ к документам
6. Автоматизацию отчетности

В соответствии с перечисленными выше функциями основными функциональными требованиями к системе управления электронным архивом являются:

1. Архивная (документная) технология хранения документов
1. Системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого изменения, без возможности уничтожения версий (только исключение из доступа)
2. Ведение подробного протокола доступа к документам
3. Хранение документов в виде их электронных образов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки и др.)
4. Наличие простой подсистемы текущего ввода (сканирования) документов, их индексации и помещения в архив
5. Сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов
2. Единое централизованное архивное хранилище данных
1. Организация иерархической структуры и интеллектуального управления хранилищем данных на основе оптимальной интеграции современных накопителей различного типа: RAID (HDD) - CD/DVD/MO - Tape
2. Перенос основной программной нагрузки на центральную архивную подсистему для возможности использования стандартных компьютеров на клиентских местах (с минимальными требованиями к мощности, размеру памяти, типу и номенклатуре прикладного ПО) и средств просмотра для доступа к архиву, в том числе удаленного
3. Избыточность архивации информации, достаточная для полного восстановления всей системы архива из архивной базы данных документов (БДД) при полном разрушении программно-аппаратной части электронного архива
4. Возможностью копирования всей БД и ее фрагментов на альтернативный носитель (CD/DVD/WORM/Tape) для резервирования, миграции, экспорта или распространения
3. Полнота описания документа в базы данных документов (БДД), включая:
1. Полную поисковую и атрибутивную информацию (карточка документа, строка таблицы SQL)
2. Электронный образ сканированного документа
3. Все версии электронных (Word, Excel и др.) документов и историю изменений
4. Индексные файлы для организации нечеткого контекстного поиска и текстовые файлы распознанной не верифицированной информации
5. Связанные мультимедийные данные (видео, анимация, звук)
6. Электронные версии в универсальном формате представления электронных документов (TIFF gr.IV, RTF) для возможности их просмотра "тонким" клиентом,
7. Записи конфигурации прав пользователей, полный протокол доступа к документу, прочие системные и статистические данные
4. Простота внедрения, использования и развития архивной системы
1. Поддержка процедур наполнения архива импортом внешней архивной базы для создания архива методом промышленного (залпового) ввода
2. Возможность развития (масштабирования) от уровня небольшого офиса до территориально распределенной корпорации без изменения идеологии построения системы
3. Возможность отложенной индексации с первоначальным интенсивным вводом документов в структуру архива в виде массива образов
4. Удобный простой интерфейс настройки основных рабочих процедур работы с документами для работников архива, канцелярии, секретариата,
5. Простое обучение персонала и интуитивно понятный интерфейс пользователя
5. Эффективная система защиты информации
1. Возможность фрагментарного маскирования образов документов
2. Возможность интеграции дополнительных специальных средств защиты данных и аутентификации пользователей
6. Минимальные требования к рабочим станциям и поддержка всех видов поиска
1. Возможности просмотра и печати документа любым удаленным пользователем - без использования специализированного ПО приложений - через его представление в архивной БДД в универсальном формате представления (TIFF gr.IV, RTF)
2. Поддержка всех способов поиска документов - от поиска по индексам (атрибутам) до полнотекстового (контекстного)
3. Удобные средства создания собственных поисковых и индексных форм
4. Полная поддержка русского языка, включая пользовательский интерфейс, поисковые функции (в том числе полнотекстовый поиск)
7. Простая интеграция с рабочими и клиентскими приложениями для совместного использования электронного архива и его простого наполнения
1. Управление документооборотом (StaffWare, Lotus Notes и др.)
2. Офисные приложения Windows (MS Office и др.)
3. Транспортные системы (MS Outlook, MS Exchange Server и др.),
4. другие специальные (в т.ч. собственной разработки) рабочие системы и приложения

Обзор систем управления ЭА

Кратко рассмотрим конкретные программы, представленные на российском рынке и в той или иной степени реализующие описанную выше функциональность по управлению ЭА.

Пакет "Евфрат" фирмы Cognitive Technologies позволяет комплексно автоматизировать делопроизводство на предприятиях различного профиля, делать различные информационно-аналитические поиски и анализы, вести электронный архив, полученный из самых разных источников (тексты, электронные таблицы, графика, аудио и видео). Архивная система "Евфрат" позволяет вносимые в архив документы снабжать необходимыми реквизитами, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска, включая сложный полнотекстовый, контекстный и реквизитные поиски.

Существенный недостаток программы - в системе хранения имиджей в архиве - имеется возможность удалить из базы имиджей общедоступными средствами часть информации без удаления ссылок на нее, в связи с чем нарушается актуальность, целостность и надежность архива. Кроме того, отсутствует возможность интеграции индексной базы данных в сложные системы (из-за уникальности собственного формата). Слабо развита система контроля доступа в систему. Система Евфрат это решение для мелких компаний и личных архивов пользователей.

Система "Эскадо" фирмы Интерпроком Лан. Система разработана на базе Lotus Notes & Domino. "Типовая" система автоматизации документооборота с простой фолдерной (то есть на базе папок) архивной системой. К особенностям системы следует отнести ориентацию на ведение документооборота в территориально распределенном офисе со многими филиалами и с обработкой большого количества документов. Система позволяет стандартизовать документооборот в организации, не поддерживает специфических архивных функций.

Близка по идеологии к предыдущей системе СУД "Дело-96" фирмы "Электронные офисные системы", которая внедрена в высших государственных структурах России. Следует отметить, что две предыдущие системы ("Эскадо" и "Дело-96") позиционируются на рынке скорее как системы документооборота, а не системы электронного архива, обеспечивающие надежное хранение информации. По цене данный продукт относится к диапазону не дорогих систем.

Система LanDocs фирмы "ЛАНИТ" по своим возможностям и по цене приближается к широко распространенным у нас и на Западе DOCSOpen фирмы PC DOCS (ныне Hummingbird INC. Canada). Система также относится к системам документооборота, архивная ее часть не обладает полным набором функций, имиджи документов и изменения к ним хранятся в отдельных папках без привязки к основному документу, что позволяет получить к ним доступ без регистрации пользователя в системе, тем самым не обеспечивая надежного хранения. Данный продукт относится к диапазону средних по цене систем.

Система архивации и управления документами SAPERION - мощный инструмент по созданию электронного архива документов для предприятий любого масштаба. Для хранения базы данных файлов используется собственный формат, индексная информация хранится в одной из промышленных СУБД (MS SQL, Oracle, DB2, Informix, Sybase). При этом Saperion берет на себя задачу администрирования соответствующей СУБД. Существует возможность создания зеркальной копии базы. Система многоплатформенна. Размер архива не ограничен - можно использовать в качестве хранилища архива несколько жестких дисков, RAID-массивов, роботизированных дисковых библиотек. Предусмотрено разграничение доступа к документам на уровне пользователей и групп пользователей, возможность закрытия доступа к документу в целом или к части документа. Пользователи осуществляют доступ в SAPERION через несколько типов клиентов - универсальный клиент, поискового клиент, Web-клиент и другие. Система довольно слабо известна на российском рынке, но отличается полной функциональностью по управлению ЭА и будет далее подробно рассмотрена в качестве типового примера системы управления ЭА. SAPERION находится примерно в том же среднем ценовом диапазоне, что и предыдущая система.

Система DOCS Fusion - позиционируется на рынке в первую очередь как система документооборота, соответствует трехуровневой модели с участием сервера приложений (наряду с сервером документов и сервером индексной информации). Система позволяет организовывать документы в проекты, отслеживать версии и осуществлять поиск в архиве и по карточке документа и по содержанию самого документа. В качестве системы массового ввода документов используется модуль DOCSImage, работающий со сканерами Fujitsu и Bell&Howell, при этом к образам документов можно вводить пометки и комментарии для последующего поиска. К недостаткам систем на базе DOCS Open следует отнести те же возможности нарушить актуальность и целостность базы данных, что и указанные выше для "Евфрата", а также достаточно сложное администрирование системы. Продукты, построенные на базе DOCS Open относится к диапазону средних по цене систем.

Система Documetum EDMS 4i eBusiness Edition - ориентирована на создание системы документооборота, информационного WEB-портала или организацию электронной торговли. Система использует объектно-ориентированный подход, который базируется на концепции обобщенного документ-объекта База документов может помещать содержимое документов как в сетевую файловую систему, так и в СУБД. Это многофункциональная система документооборота, предназначенная, в первую очередь, для автоматизации сложных процессов управления документами, для создания и поддержки электронного портала. Данный продукт относится к диапазону дорогих систем.

Система Saperion как пример системы управления ЭА

Рассмотрим систему Saperion как пример системы управления ЭА, полностью реализующей требуемую функциональность.

Общие сведения.

Система управления электронным архивом Saperion разработана компанией WIN!DMS (Германия).

SAPERION может устанавливаться неограниченно на любом количестве клиентских мест, число пользователей системы определяется количеством параллельных пользователей в системе. В реально существующем проекте число одновременно работающих пользователей системе составляет 1300 клиентов, имеющих доступ к архиву и возможность работы с документами.

Платформы: все Windows, Linux (Intel), Solaris (SPARC).

Осуществлены 6.400 продаж системы в мире, в России система используется в ГУ ЦБ РФ по г. Москве, в Архиве Президента РФ и в некоторых других государственных и крупных коммерческих организациях.

Этапы работы с документом.

SAPERION позволяет разбить работу по архивации документа на несколько этапов, что позволяет распределить потоки ввода, обработки, архивации, поиска документов и внесения необходимых изменений в уже заархивированные документы.

В общем случае схема обработки документа выглядит следующим образом:

1. Ввод документа

2. Архивация (индексация) документа

3. Хранение документа

4. Поиск документа

5. Работа с найденными документами. Внесение изменений в найденные документы (при необходимости)

Ввод документа.

На этом этапе документы вводятся в кэш (область временного хранения) системы для последующей архивации (индексации).

Возможно несколько способов ввода документов:

1. Сканирование документов с непосредственным вводом в SAPERION
2. Сканирование документов на носитель с последующим вводом в SAPERION
3. Ввод документов, находящихся в виде файлов на жестких дисках или других носителях.
4. Ввод документов, переданных по электронной почте с удаленного рабочего места
5. Залповый ввод путем экспорта из других БД
6. Посредством встроенного COLD-конвертора. COLD - Computer Output to Laser Disk, стандарт на формат обмена данных между информационными системами.

В любом случае имеется возможность после ввода документов просмотреть их, проконтролировать качество ввода, сделать необходимые пометки (если вводятся файлы из приложений, то правку можно осуществлять в том приложении, в котором документ был создан). Кроме того, можно структурировать документы (объединить их в папки, подпапки и т.д.).

Архивация (индексация) документа.

Ввод в систему изображений (файлов) документов и ассоциирующихся с ними индексных полей, необходимых для поиска информации.

Для индексации изображений создаются таблицы с описаниями индексных полей (это обязанность администратора). Для каждого изображения возможно создание одной или нескольких индексных форм (форма может включать все индексные поля или только часть из них, см. Рис. "Индексация документа в раздаточном материале").

При индексации документа в архиве могут быть использованы следующие дополнительные возможности:

1. Создание ссылок между документами (см. Рис. "Междокументные ссылки" в раздаточном материале")
2. Дополнение информационными заметками
3. Маскирование части документа для определенных категорий пользователей (см. Рис. "Маскирование части документа в раздаточном материале").

Хранение документа.

1. Собственный высоконадежный формат хранения данных - мета-файл.
2. Хранение файлов всех типов (tiff, bmp, avi, doc, txt, dwg, ...) с возможностью конвертации файлов из приложений, имеющих функцию печати, в универсальный формат.
3. Сохранение всех версий документа в архиве без возможности удаления документа
4. Поддержка работы с СУБД (MS SQL, Oracle, Informix, DB2, ...)
5. Прямая поддержка вторичных дисковых накопителей (Jukebox)
6. Перенос всей нагрузки на центральное хранилище
7. Хранение мета-файла на HDD, RAID, CD/DVD, использование кэша
8. Подсистема создания индексов для систем контекстного и морфологического поиска

Поиск документа.

SAPERION® обладает широкими поисковыми возможностями. Возможен поиск по одному полю, по нескольким, поддерживается контекстный и морфологический поиск.

Как и в случае с индексными формами, администратор создает несколько поисковых форм для каждой таблиц. Это позволяет разделить допуск пользователей к информации и вместе с тем в некоторых случаях увеличить скорость поиска (так как задание слишком большого количества параметров поиска увеличивает время поиска).

Работа с найденными документами. Внесение изменений в найденные документы (при необходимости).

Просмотр документа возможен следующими способами:

1. через вьюер Saperion для просмотра документов в универсальном формате
2. через программы-приложения (см. Рис. "Просмотр документа через программу-приложение" в раздаточном материале")

Контроль доступа к документам включает в свой состав следующие элементы:

1. ведение протокола доступа
2. закрытие части изображения документа от просмотра
3. электронная цифровая подпись

Так как информация в SAPERION ® никогда не исчезает (удаление запрещено), имеется возможность просмотреть все версии найденного документа (если он исправлялся несколько раз), и восстановить в качестве актуальной любую из них (см. Рис. "Работа с версиями документа" в раздаточном материале).

Получение отчетности

При использовании специальных скриптов возможно написание программ, которые дадут возможность получения статистической информации, например, о количестве введенных документов и т.д.

В области отчетности имеются также следующие возможности:

1. возможность сохранения сложных запросов
2. создание отчетных форм (описи дел и т.п.)
3. возможность подборки документов с выгрузкой их из архива в сохраненных форматах
4. возможность создания автономной выборки из архива на CD/DVD диски + мобильный клиент

Интеграция системы.

1. Система совмещается с большим количеством программных решений, устройств для ввода документов и хранения.
1. SAP R/3
2. Navision (Axapta)
3. Lotus Notes
4. Siebal (CRM)
5. e-Manage DocuStar
6. FineReader 5
7. Autonomy
8. Excalibur
9. MS Office

Архитектура системы.

Архитектура системы представляет собой трехзвенную структуру:

1. Клиент
2. Брокер-сервер
3. Документ-сервер

Выводы

1. Системы управления ЭА - отдельный класс ПО, предназначенный для организации полнофункционального ЭА
2. Системы управления ЭА должны выполнять ряд характерных функций и отвечать соответствующим функциональным требованиям
3. Существует рынок систем (в том числе в разных ценовых нишах), в различной степени реализующих функциональность по управлению ЭА
4. Большинство представленных на рынке систем не реализуют полную функциональность по управлению ЭА
5. Система Saperion представляет собой пример полнофункциональной системы управления ЭА

Версия для печати