Типовая организационная структура и персонал ЭА

Версия для печати

Содержание

1. Типовая организационная структура и персонал ЭА
2. Введение
3. Классификация организаций по их отношению к процессу создания и внедрения ЭА
4. Персонал, обслуживающий ЭА
5. Организационная структура ЭА

Электронный архив: Структура

Типовая организационная структура и персонал ЭА

Введение

Электронный архив, являясь сложным программно-аппаратным комплексом, требует квалифицированного персонала для своего обслуживания, предъявляет определенные требования к использующим его сотрудникам и к организационной структуре в целом, может вносить существенные изменения в бизнес-процессы организации.

В данной лекции мы рассмотрим ЭА с точки зрения его места в организации, а именно следующие темы:

1. Классификация организаций по их отношению к процессу создания и внедрения ЭА
2. Общие цели создания ЭА
3. Персонал, обслуживающий ЭА
4. Операторы ввода как специальная группа персонала ЭА
5. Организационная структура ЭА

Классификация организаций по их отношению к процессу создания и внедрения ЭА

По тому, как именно происходит использование ЭА в организации, всех их можно разделить на две группы:

1. Организации, где ЭА является главной составляющей частью, вокруг которой сосредоточена профессиональная деятельность организации. В этом случае ЭА оказывается непосредственно задействован в подавляющем большинстве бизнес-процессов, происходящих в организации.

2. Организации, в которых ЭА играет вспомогательную роль, способствуя более качественному выполнению основных бизнес-процессов организации. В этом случае ЭА оказывается задействован в строго ограниченном числе бизнес-процессов, протекающих в такой организации. Количество таких процессов зависит от специфики профессиональной деятельности конкретной организации и может варьироваться в очень широких пределах.

В качестве примеров организаций первой группы можно привести:

1. федеральные и региональные архивы
2. большие федеральные библиотеки и музеи
3. министерства, ведомства, комитеты и другие федеральные структуры, занимающиеся контролем и/или регистрацией

Ко второй группе можно отнести, например,

1. промышленные предприятия
2. крупные медицинские лечебные учреждения и научные центры
3. многочисленные коммерческие компании различного профиля

Точное деление здесь провести довольно трудно, т.к. в зависимости от специфики каждой конкретной организации (предприятия) ЭА могут строиться и использоваться по-разному. Соответственно, и играть в жизни организации разную роль - от определяющей до чисто вспомогательной.

Независимо от того, к какой группе относится организация, в которой производится создание и внедрения ЭА, целью создания ЭА является повышение качества и эффективности выполнения целевых функций организации. При этом ЭА документов должен обеспечивать целостность, упорядоченность, доступность документов, санкционированный доступ, оперативность доступа к документам и выполнения запросов.

Персонал, обслуживающий ЭА

Целевые требования к ЭА, перечисленные выше, в свою очередь порождают требования к двум основным ресурсам, обеспечивающим функционирование ЭА: техническому (аппаратное обеспечение, программное обеспечение и пр., будут рассмотрены в последующих лекциях) и человеческому.

Требования к человеческому ресурсу ЭА можно разделить на две группы: формализуемые и не формализуемые.

Формализуемые требования находят свое выражение в документированном описании следующих аспектов человеческого ресурса ЭА:

1. Процедуры назначения, перемещения и увольнения сотрудников
2. Должностные инструкции (с указанием требований к сотрудникам, их функций и зон ответственности)

Не формализуемые или мало формализуемые требования включают в себя:

1. Включенность в систему
2. Лояльность
3. Компетентность

Под включенностью в систему понимается наличие оформленной организационной структуры и системы производственных взаимоотношений и позиционирование в них сотрудник. Согласно зарубежной статистике, 94% неправильных действий сотрудников вызываются несовершенством структуры/системы, в которую они включены, и лишь 6% - умыслом, то есть нелояльность сотрудников (о чем далее).

В организационной структуре ЭА, как и в большинстве организаций, можно выделить сотрудников, создающих упомянутую структуру и систему, и собственно реализующих производственные операции.

Не смотря на упомянутый выше незначительный процент неправильных действий, вызванных нелояльностью сотрудников, вопросы лояльности персонала ЭА имеют существенное значение, так как в ЭА в большинстве случаев содержатся данные ограниченного доступа.

Для персонала ЭА должна быть предусмотрена специальная процедура получения права на доступ к ЭА, реализуемая на уровне службы безопасности организации, то есть вне организационной структуры ЭА. Как правило, при получении такого доступа сотрудник должен подписать соглашение о неразглашении, содержащее исчерпывающий перечень сведений, которые сотруднику запрещено разглашать (например, сведения о содержимом ЭА, о процедурах работы с ним и т.п.).

Под компетентностью персонала ЭА понимают следующую группу факторов:

1. знания и навыки в области функций и операций, указанных в должностной инструкции
2. знание теоретических аспектов исполняемых операций, то есть контекста работы
3. опыт (результат успешного выполнения множества типовых операций в течение периода времени и способность выполнять эти операции в усложненных условиях)
4. быстрый доступ к справочным материалом, описывающим, как надо выполнять операции

Операторы залпового ввода и ввода текущих документов.

В типовом случае ЭА включает в себя участок ввода текущих документов. ЭА также может включать в себя участок залпового ввода, то есть массового ввода накопленных к моменту создания ЭА документов. Работающие на этих участках сотрудники (операторы ввода) могут составлять отдельную значительную группу персонала ЭА, поэтому требуют специального рассмотрения.

Опыт организаций, внедривших у себя ЭА, показывает следующее.

1. Средний период адаптации нового оператора, то есть выход его на плановую скорость обработки однотипной информации, составляет 3 недели (при наличии заинтересованности оператора в работе)
2. Первый месяц работы оператора требует применения дополнительных по сравнению с обычным периодом мер по контролю качества его работы
3. У любого оператора со временем наступает “насыщение”, когда в результате однотипной работы он теряет к ней интерес. Период времени до “насыщения” индивидуален и существенно различается, но примерно постоянен для конкретного человека
4. В случае “насыщения” ошибочно с управленческой точки зрения решать эту проблему путем повышения оператора в должности – правильнее менять содержание его работы на прежнем должностном уровне (двигать не “вверх”, а “в бок”), при этом следует учитывать необходимость адаптации к новой работе (вновь период примерно в три недели)
5. Оптимальной социальной группой для набора операторов являются женщины среднего возраста с высшим образованием. Как показывает опыт, высшее образование является фактором, повышающим вероятность успешного преодоления нештатных ситуаций
6. При выполнении однообразной работы, к которой относится труд операторов ввода, важно наличие жесткого регламента, указывающего для каждого периода времени конкретную выполняемую операцию. Желательно также наличие контрольных листов, содержащих списки необходимых действий для проставления отметок по мере их выполнения

Организационная структура ЭА

Организационная структура ЭА существенно различается для двух типов организаций, описанных выше, то есть для организаций, где ЭА является главной составляющей частью, вокруг которой сосредоточена профессиональная деятельность организации, и для организаций, в которых ЭА играет вспомогательную роль.

В организациях первого типа в процессе внедрения ЭА организационная структура и бизнес-процессы обычно не претерпевают существенных изменений, так как изначально созданы для реализации архивных функций. Мы рассмотрим второй, более типичный случай.

В оптимальном (его также можно назвать идеальным) случае персонал, обслуживающий ЭА, выделен в отдельное подразделение в составе организационной структуры организации. У подразделения ЭА имеется руководитель, решающий административные, организационные и технические вопросы функционирования ЭА, а также участвующий в выработке стратегии дальнейшего развития ЭА. Для подразделения ЭА формируется отдельный бюджет.

В описанном случае достигается максимальная управляемость ЭА, обеспечивается стабильность его функционирования.

На практике (в не оптимальном случае) операции по обслуживанию ЭА распределены по отдельным подразделениям организации, например, имеется несколько отдельных участков ввода документов в ЭА в различных подразделениях. Подобная ситуация может приводить к нескоординированности работы что, в свою очередь, может вызывать сбои в функционировании ЭА. В худшем случае, когда исполнительный персонал сильно распылен по подразделениям, возникает ситуация “двое-“ или “многовластия”, приводящая к потере управляемости ЭА.

Способом решения описанных проблем в том случае, когда создание выделенного подразделения ЭА по каким-либо причинам невозможно, является назначение ответственного за работу ЭА сотрудника с правом требовать исполнения его касающихся ЭА распоряжений от сотрудников организации, равных по рангу, а также отчетов о выполнении подобных распоряжений (то есть наличие “горизонтальной” подотчетности).

Типичным способом управления распределенной системой, к которой относится ЭА (особенно в случае отсутствия выделенного подразделения), является регулярное проведение аудита, то есть проверок функционирования ЭА на соответствие регламентирующим это функционирование документам. Регламент проведения аудита, как и регламенты функционирования распределенной системы управления ЭА, затрагивают деятельность сразу нескольких подразделений организации и, таким образом, являются документами уровня организации в целом.

Как показывает опыт, при любом способе организационного включения ЭА в структуру организации, оптимальным является подключение будущего руководителя ЭА или ответственного за работу ЭА к работам по созданию ЭА на этапе внедрения ЭА или даже раньше. При наличии нескольких потенциальных управляющих ЭА всех их следует включать в проект создания ЭА на наиболее ранней стадии (проекты создания ЭА, их стадии и рабочие группы будут рассмотрены далее в учебном курсе).

На этом же этапе следует начинать создание упомянутых выше регламентов работы ЭА, привлекая к этому максимально возможное число представителей подразделений – потенциальных пользователей ЭА.

Непосредственно производственный персонал может быть подключен к работе с ЭА гораздо позже, когда ЭА уже готов к эксплуатации.

1. ЭА занимает особое место в организационной структуре, предъявляет определенные требования к обслуживающему его персоналу и использующим его сотрудникам
2. По тому, как именно происходит использование ЭА в организации, всех их можно разделить на две группы: организации, где ЭА является главной составляющей частью, вокруг которой сосредоточена профессиональная деятельность организации, и организации, в которых ЭА играет вспомогательную роль
3. Целью создания ЭА является повышение качества и эффективности выполнения целевых функций организации, существуют типовые требования к ЭА
4. Целевые требования к ЭА порождают требования к персоналу ЭА, включающие в себя требования к следующим элементам человеческого фактора: процедуры назначения, перемещения и увольнения сотрудников, должностные инструкции, функции и зоны ответственности сотрудников, включенность в систему, лояльность, компетентность
5. Операторы ввода составляют отдельную значительную группу персонала ЭА, имеются типовые характеристики их работы с ЭА
6. В оптимальном случае персонал, обслуживающий ЭА, выделен в отдельное подразделение с собственным руководителем и бюджетом
7. В часто встречающемся на практике случае, когда операции по обслуживанию ЭА распределены по отдельным подразделениям, могут возникнуть проблемы с управлением ЭА, преодолеваемые назначением ответственного за работу ЭА и регулярным проведением аудита

Версия для печати