Общее описание, назначение и функции ЭА

Версия для печати

Содержание

1. Общее описание, назначение и функции ЭА

Электронный архив: Введение

Общее описание, назначение и функции ЭА

Общее описание ЭА.

ЭА - интегрированный комплекс программных и технических средств, предназначенный для хранения архивных документов в электронном виде.

Электронный архив обеспечивает:

1. Функции по работе с электронными документами, аналогичные функциям бумажного архива по отношению к бумажным документам, но выполняемые с большей производительностью и лучшим качеством
2. Дополнительные по сравнению с бумажным архивом функции за счет электронной природы хранимых документов и применения информационных технологий

Как правило, ЭА выполняет следующие функции:

1. Систематизированное хранение электронных документов
2. Оперативное добавление вновь поступающих документов
3. Просмотр и печать документов
4. Поиск документов
5. Разграничение доступа к документам
6. Протоколирование работы с документами
7. Сбор статистической информации о работе с документами
8. Интеграция с другими информационными системами организации

Для начала рассмотрим в качестве примера ЭА его простейший вариант.

Простейший вариант ЭА.

Предположим, что у нас имеется бумажный архив, представляющий собой несколько сотен бумажных документов, объединенных в несколько дел. Требуется создать на его основе простейший электронный архив.

Для этого выполняется следующая последовательность действий.

1. Дела расшиваются.
2. Документы сканируются. В результате получается набор графических файлов, содержащих образы отсканированных документов. Дела сшиваются обратно.
3. Графические файлы, содержащие образы документов, именуются в соответствии с номерами и/или названиями документов.
4. На жестком диске компьютера создается каталог "Электронный архив". Средствами операционной системы устанавливаются права пользователей на чтение и изменение содержимого каталога.
5. В каталоге "Электронный архив" создаются подкаталоги по количеству дел. Каждый подкаталог именуется в соответствии с номером и/или названием дела.
6. Файлы образов документов распределяются по соответствующим подкаталогам. В результате подкаталог каждого дела содержит образы входящих в дело документов.

Электронный архив

1. Дело 1
1. Документ 1-1.tiff
2. Документ 1-2.tiff
3. ...

1. Дело 2
1. Документ 2-1.tiff
2. Документ 2-2.tiff
3. ...
4. ...

Получившаяся в результате произведенных действий структура данных соответствует основным требованиям к электронному архиву:

1. Имеются хранимые в иерархической системе графические образы бумажных документов
2. Можно добавлять образы новых документов, отсканировав их и поместив файлы в папки соответствующих дел
3. Имеется возможность просмотра и печати образов бумажных документов (штатными средствами операционной системы для просмотра и печати графических файлов)
4. Имеется возможность поиска (пусть примитивного) документов - по содержащему их делу (имени подкаталога дела) и по названию документа (имени файла образа документа)
5. Имеется разграничение доступа - искать и просматривать документы могут только пользователи, получившие соответствующие права.

В качестве примера ЭА, созданного по описанной схеме, можно привести ЭА федерального регистрирующего ведомства (ФРВ), являющегося регистратором выпусков ценных бумаг, которые эмитируют различные акционерные общества.

В ЭА документов ФРВ реализована иерархическая древовидная файловая структура со следующими уровнями:

Дело эмитента

Том

Дело эмитента - это совокупность пакетов регистрационных документов конкретного эмитента. Такой пакет появляется каждый раз, как только данная организация-эмитент производит очередной выпуск ценных бумаг.

Один пакет регистрационных документов составляет один том. Томов в деле эмитента может быть несколько. Таким образом, в каталоге "Дело эмитента" располагаются тома дела конкретного эмитента. В среднем количество томов одного дела колеблется в диапазоне от 2-х до 3-х. Размер одного тома бумажных документов варьируется, но в среднем составляет 90 страниц.

Отсканированные и обработанные документы по каждому эмитенту собираются в файлы в формате PDF, так называемые "PDF-книги".

Устанавливается однозначное соответствие: один том дела эмитента (одна эмиссия) - одна PDF-книга.

PDF-книги имеют названия: Том 1, Том 2, Том 3 и т.д. Открывая программой Acrobat Reader соответствующий том и пользуясь электронными закладками, пользователь может свободно перемещаться в рамках дела конкретного эмитента, имея свободный доступ к любому документу.

ЭА на базе СУБД

Разумеется, описанная выше структура данных ЭА примитивна и неудобна, и заведомо не может быть использована для сколько-нибудь значительного объема документов. Первое из неудобств, бросающееся в глаза - неразвитость системы поиска.

Стандартное средство в области информационных технологий, используемое для мощного поиска данных - СУБД. Для использования СУБД в ЭА необходимо сделать две вещи:

1. Описать электронный документ в терминах СУБД, то есть создать карточку документа, содержащую набор атрибутов документа, по которым необходимо осуществлять поиск
2. Проиндексировать электронные образы документов, то есть для каждого образа документов заполнить отдельную карточку значениями атрибутов документа

Какие именно атрибуты документа включать в карточку, зависит от многих факторов и будет рассматриваться на посвященных этому вопросу занятиях.

Индексирование является отдельным технологическим процессом, который также будет подробно рассмотрен на соответствующих занятиях. Сейчас отметим лишь, что

1. Индексировать документы в ряде случаев можно автоматически, когда специальная программа распознавания извлекает данные из графических образов документов и помещает их в карточки
2. Возможна ручная индексация, когда оператор вводит данные в карточку, глядя на изображение документа
3. Возможно сочетание указанных способов (полуавтоматический процесс), то есть часть атрибутов документа определяется автоматически, часть вводится вручную

После того, как создан массив карточек электронных документов, становится возможным применить мощные поисковые возможности современных СУБД по поиску документов в ЭА. Поскольку в ходе индексации образ документа "привязывается" к создаваемой на его основе карточке, найдя карточку, можно увидеть и сам документ. Механизм привязки может быть различен:

1. Образ документа может храниться непосредственно в СУБД как часть карточки
2. Образы документов хранятся в каталогах так, как это описано в примере простейшего ЭА, а в карточках содержатся ссылки на имена соответствующих графических файлов

В качестве примера ЭА на базе СУБД рассмотрим ЭА крупной архивной организации, реализованный на базе СУБД Microsoft Access.

Для перевода в электронный вид описей двух архивных фондов специалистами архивной организации были разработаны два вида электронных поисковых форм или карточки документов. Обе эти формы приведены в раздаточном материале.

Корпорация "Электронный Архив" произвела сканирование бумажных оригиналов документов, содержащих описи.

В результате выполнения данного проекта архивная организация получила файл формата MDB, содержащий более 50 000 записей БД (по числу документов в описях). Этот файл был закачан в БД архивной организации, в результате чего архивная система одномоментно была наполнена информацией.

Помимо возможностей просмотра и поиска информации о нужных документах в БД, пользователи получили возможность, в случае необходимости, с помощью ИПС одновременно получать не только информацию из БД, но и электронные образы оригиналов бумажных описей документов архива.

Система управления ЭА

Заметим, что СУБД являются универсальными системами, не содержащими специальных "архивных" функций и ориентированного на "архивного" пользователя интерфейса.

Наибольшие возможности по реализации ЭА дают специализированные системы управления ЭА.

На рынке ПО существуют специализированные продукты, предназначенные именно для управления ЭА.

Такие системы позволяют в полном объеме реализовать требуемую функциональность ЭА, предоставляют интерфейс, ориентированный на работу с электронными документами, а также дают другие многочисленные сервисные возможности, например:

1. Управление специализированными техническими средствами и носителями для хранения электронных документов (библиотеками оптических дисков)
2. Интеграция с ПО сканирования и распознавания
3. Интеграция с другими информационными системами предприятия, различным ПО
4. Протоколирование работы с документами
5. Сбор статистической информации о работе с документами
6. Поддержка электронной подписи и криптозащита
7. Хранение версий документов
8. Разграничение доступа на уровне отдельных частей документов
9. и много другое.

Как правило, подобные системы интегрированы со стандартными промышленными СУБД, что позволяет хранить в них данные и выполнять поиск электронных документов так, как это было описано в примере ЭА на базе СУБД.

Полнофункциональный ЭА на базе специализированной системы управления ЭА Саперион реализован, например, в Территориальном Управлении (ТУ) одного из крупнейших банков России.

Из главного офиса на территорию ТУ поступают оригиналы бумажных документов. Документы имеют достаточно большое разнообразие по видам и форматам (сшитые/расшитые, приказы, лицевые счета и т.п.).

Первоначально документы сканируются, т.е. переводятся в электронную форму с помощью специального сканирующего оборудования - поточных документных и планетарных сканеров. Затем под управлением системы Саперион происходит индексация полученных электронных образов документов. Для этого выделены 5 специальных рабочих мест операторов. Система Саперион управляет процессом индексации и получения электронных документов, а также хранением образов документов.

Все, полученные таким образом электронные документы, вместе с индексной информацией хранятся в БД СУБД MS SQL 7.0. Для каждого типа задач создана своя собственная индексная таблица. Кроме того, существует несколько общих словарных таблиц, которые содержат неизменяемые термины. По каждой задаче индексируются 7 - 10 полей.

Файлы БД хранятся на DVD-дисках емкостью 2.6 Гб в роботизированной библиотеке. Всё взаимодействие с аппаратурой роботизированной библиотеки, выполнение функций надёжного хранения информации, разграничение прав доступа к документам ЭА, поиск и выдачу их пользователю и т.д., берёт на себя система Саперион. Система позволяет задавать сложные запросы, оперативно просматривать электронные образы документов.

Пример регистрационной формы ЭА приведен в раздаточном материале.

Основные элементы, термины и концепции ЭА

Электронный документ. Электронное представление документа. Формы такого представления могут быть существенно различны. Применительно к ЭА под электронным документом понимают обычно графический образ бумажного документа, полученный в результате сканирования, и совокупность данных документа (значений его атрибутов), полученную в ходе индексации документа и хранящуюся в электронном виде в БД или структуре данных системы управления ЭА.

Образ, Графический образ, Электронный образ. Электронное представление внешнего вида бумажного документа, полученное в результате сканирования. Образ обычно представляет собой файл в одном из форматов для хранения графических образов (в ЭА, как правило, TIFF).

Система управления ЭА. Специализированное ПО, предназначенное для реализации всех функций, требуемых от ЭА.

СУБД. ПО общего назначения, предназначенное для хранения и поиска структурированных данных. В ЭА обычно используется как вспомогательное средство хранения и поиска электронных документов.

ERM, Electronic Records Management. Управление электронными записями. Общепринятое мировое наименование отрасли управления ЭА. Под "записями" имеются в виду "архивные записи", например, как в органах ЗАГС.

ЭА и смежные области

ЭА и архивное дело

В ЭА используются стандартные понятия архивного дела настолько, насколько это возможно. В пользовательском интерфейсе и описаниях структур данных применяются метафоры из области бумажных архивов. То есть мы можем говорить о документах, папках, делах, картотеках, каталогах, описях и т.п. Поскольку большинство ЭА создаются на базе существующих бумажных архивов, то такой подход существенно облегчает переход к работе с архивом в электронном виде.

ЭА и делопроизводство

Бумажный архив является завершающей стадией бумажного делопроизводства. Документ, завершивший свой жизненный цикл, подшивается в соответствующее дело и переводится на архивное хранение. Аналогично, ЭА может быть сопряжен с системой электронного делопроизводства и документооборота. Электронные документы, пройдя полный цикл в системе делопроизводства, попадают в конце в ЭА.

К электронным документам в ЭА применимы все термины и атрибуты, использующиеся в бумажном и электронном делопроизводстве. Так, электронный документ, хранящийся в ЭА, может иметь:

1. Входящий/исходящий номер
2. Дату выпуска
3. Номер дела согласно номенклатуре дел
4. Гриф секретности
5. Визы
6. и прочее.

ЭА и информационные технологии

ЭА реализуется с использованием целого ряда информационных технологий, поэтому в работе с ЭА в большой степени применяется терминология и понятия из компьютерной области.

В наибольшей степени ЭА связаны со следующими областями информационных технологий:

1. СУБД - поскольку СУБД используются в системах управления ЭА как низкоуровневое средство хранения и поиска данных
2. Системы защиты данных и криптографии - поскольку электронные документы могут нуждаться в защите от несанкционированного доступа и/или шифровании (особенно при удаленном доступе)
3. Системы электронного документооборота - поскольку ЭА часто интегрируются с ними
4. Клиент-серверные технологии, системы удаленного доступа (в том числе через Интернет) - поскольку доступ к централизованно хранимым данным ЭА часто осуществляется с удаленных (локально или глобально) рабочих мест
5. Технические средства массового хранения данных (дисковые массивы, оптические носители, роботизированные библиотеки и др.) и их программное обеспечение - поскольку они служат технической базой хранения данных ЭА
6. Сканеры и программы сканирования - поскольку требуются для перевода бумажных документов в электронный вид
7. Алгоритмы и программы распознавания образов - поскольку требуются для автоматического или полуавтоматического индексирования электронных документов

Техника и технологии, применяемые применяемы при построении ЭА, будут рассмотрены в ходе занятий по соответствующему разделу учебного курса.

ЭА и бизнес-процессы

Работа с ЭА является специфической составной частью бизнес-процессов организации, поэтому к ней применимы термины из области описания бизнес-процессов, такие, как

1. Организационная структура
2. Контекст применения (смежные бизнес-процессы)
3. Процедуры работы
4. Ответственные исполнители
5. Клиенты (пользователи) ЭА
6. и другие.

Место ЭА в бизнес-процессах организации будет рассмотрены в ходе занятий по соответствующему разделу учебного курса.

Версия для печати