Материал предоставлен сайтом Территория Дмитрия Новоженова (http://www.novojonov.ru)
В ходе предыдущих занятий мы получили комплексное представление об электронном архиве. Мы рассматривали как завершенные, работающие ЭА, так и некоторые аспекты их разработки и внедрения (например, наполнение ЭА в ходе ретроконверсии). Целью настоящей лекции является дать цельное представление о процессе создания и внедрения ЭА в организации, то есть о переходе из состояния полного отсутствия ЭА к полноценному, функционирующему ЭА.
Создание и внедрение ЭА являются для организации-владельца ЭА разовым, уникальным процессом, имеющим четко сформулированные цели, результат и явно очерченные временные рамки. Таким образом, указанный процесс полностью укладывается в устоявшееся понимание проекта, и рассматривать его целесообразно именно в терминах проектной деятельности, каковой подход и реализован в данной лекции.
Подходя к созданию и внедрению ЭА как к специфическому проекту, мы рассмотрим на этом занятии следующие вопросы:
Как и всякий проект, создание ЭА подразделяется на набор фаз выполнения. Как правило, имеются следующие типовые фазы:
1. Предварительное обследование
2. Проектирование и разработка
3. Ввод в эксплуатацию
На фазе предварительного обследования собираются и анализируются данные, необходимые для оценки возможности реализации ЭА (по техническим, финансовым и прочим показателям), а также определяются основные параметры будущего ЭА и процесса его разработки.
На фазе проектирования и разработки формируются требования к ЭА, проектируется ЭА как программно-аппаратный комплекс, производится поставка и разработка необходимого для функционирования ЭА программного и технического обеспечения, при необходимости выполняется пилотный проект (проекты) и осуществляется полностью или частично ретроконверсия данных.
На фазе ввода в эксплуатацию производится обучение сотрудников работе с ЭА, внедрение разработанного комплекса ЭА, при необходимости осуществляется (продолжается) залповый ввод данных в ЭА.
Далее перечисленные фазы будут рассмотрены более подробно.
В ходе фазы предварительного обследования решаются следующие задачи:
Фаза предварительного обследования начинается с момента осознания руководством организации возможной потребности в ЭА и заканчивается принятием решения о целесообразности разработки и внедрения ЭА в данный момент времени и определением основных параметров ЭА.
Критерием окончания фазы, таким образом, является принятие решения о разработке ЭА (или отказе от таковой) и, в случае положительного решения, создание документов, содержащих основные параметры ЭА (концепция ЭА, общее описание ЭА и т.п.) и основные параметры процесса разработки ЭА (план проекта).
Работы на фазе предварительного обследования могут выполняться как непосредственно сотрудниками организации, так и сотрудниками организации совместно с привлеченными внешними исполнителями. В качестве внешних исполнителей могут выступать:
Вне зависимости от того, привлекается или нет к выполнению работ на данной фазе проекта внешний исполнитель, с самого начала предварительного обследования целесообразно создать в организации рабочую группу по проекту создания ЭА.
В зависимости от принятых в организации правил создание рабочей группы может быть оформлено приказом или распоряжением руководства организации, одновременно или отдельно с приказом/распоряжением об открытии проекта создания ЭА или проведении предварительного обследования.
Возможны два подхода к формированию рабочей группы проекта создания ЭА:
В данной лекции мы будем считать, что состав рабочей группы неизменен в течение одной фазы проекта. Если исходить из модели неизменной рабочей группы, то такая группа для всего проекта получается путем объединения перечисляемых в лекции составов групп для различных фаз.
Итак, в рабочую группу проекта на фазе предварительного обследования рекомендуется включать следующих специалистов:
На фазе предварительного обследования рабочая группа собирает необходимые данные и на их основе формирует отчет руководству организации. Анализируемые данные, как правило, включают в себя:
На основе представленного отчета руководство организации принимает решение о целесообразности создания ЭА в организации на данном этапе и о путях такого создания (привлекать ли сторонних исполнителей и т.п.). Если это решение положительное, то рабочая группа на основе отчета разрабатывает концепцию (общее описание) ЭА и создает план проекта с указанием сроков, задач и их взаимосвязи, ресурсов и прочих характеристик в соответствии с общеупотребимыми и принятыми в организации правилами планирования.
В ходе фазы проектирования и разработки решаются следующие задачи:
Фаза проектирования и разработки следует непосредственно за фазой предварительных исследований и начинается с формирование требований к ЭА и заканчивается созданием готового программно-аппаратного комплекса ЭА.
Критерием окончания фазы является наличие готового к вводу в эксплуатацию комплекса ЭА, отвечающего требованиям ТЗ.
Работы на фазе проектирования и разработки могут выполняться как непосредственно сотрудниками организации, так и сотрудниками организации совместно с привлеченными внешними исполнителями. Поставки необходимого оборудования и программного обеспечения осуществляют внешние поставщики.
В качестве внешних исполнителей могут выступать те же компании, что и на предыдущей фазе, за исключением консалтинговых компаний.
На фазе проектирования и разработки в рабочую группу проекта рекомендуется включать следующих специалистов:
На фазе проектирования и разработки рабочая группа собирает и формализует подробные требования (технические, организационные и др.) к создаваемому ЭА. Требования оформляются в виде ТЗ. ТЗ может сопровождаться дополнительными документами (приложениями), такими, как уточненный план проекта, бюджет проекта, анализ рисков проекта и др.
После утверждения ТЗ руководством организации рабочая группа осуществляет техническое проектирование ЭА в соответствии с действующими стандартами, общепринятыми нормами и установленными в организации правилами. Результатом проектирования является технический или технико-экономический проект ЭА. Дальнейшие работы по созданию ЭА осуществляются на базе такого проекта.
Одновременно с разработкой программно-аппаратного комплекса производится поставка необходимого программного и технического обеспечения.
Если в ходе предварительного обследования была выявлена потребность в ретроконверсии существующего архива ретроконверсии, то подобная ретроконверсия может быть начата (и даже произведена целиком) еще до полной готовности ЭА. Как правило, это возможно в том случае, когда ретроконверсия осуществляется силами внешнего исполнителя на его собственной технологической базе (так как собственная база организации и ее персонал еще не готовы).
Во многих случаях создания ЭА представляется целесообразным осуществление в рамках фазы проектирования и разработки небольших пилотных проектов. В рамках пилотного проекта в соответствии с ТЗ может быть создан модельный вариант ЭА, наполненный прошедшей ретроконверсию небольшой частью архива организации.
Пробная эксплуатация пилотной версии ЭА, ознакомление будущих пользователей ЭА с результатом пробной ретроконверсии позволяют уточнить требования к ЭА и соответствующим образом скорректировать ТЗ и технический проект, что в свою очередь повышает успешность последующего ввода ЭА в эксплуатацию.
В ходе фазы ввода в эксплуатацию решаются следующие задачи:
Фаза ввода в эксплуатацию следует непосредственно за фазой проектирования и разработки и заканчивается началом штатной эксплуатации наполненного всеми необходимыми данными ЭА.
Критерием окончания фазы является полная готовность ЭА (программного и аппаратного обеспечения, а также массива данных) и работающих с ним сотрудников к началу штатной эксплуатации ЭА.
Работы на фазе ввода в эксплуатацию конкретного проекта, как правило, выполняются тем же составом организаций-исполнителей, что и на фазе проектирования и разработки данного проекта.
На фазе ввода в эксплуатацию в рабочую группу проекта рекомендуется включать следующих специалистов:
На фазе ввода в эксплуатацию осуществляется обучение сотрудников работе с ЭА. Это обучение может производиться либо силами самой организации, либо, при наличии такового, внешним исполнителем работ по созданию ЭА, либо третьей обучающей организацией, либо комбинацией перечисленных способов.
С участием группы обученных работе с ЭА сотрудников производится опытная эксплуатация ЭА. По ее итогам осуществляется доработка ЭА.
При наличии потребности в ретроконверсии архива организации производится (или завершается, если была начата на предыдущей фазе проекта) подобная ретроконверсия. Ретроконверсия на фазе ввода в эксплуатацию может быть осуществлена как самой организацией, так и внешним исполнителем. Массив подлежащих ретроконверсии документов может быть также поделен медлу организацией и внешним исполнителем.
По завершению перечисленных работ проект по созданию и внедрению ЭА завершен, ЭА готов к штатной эксплуатации.
Материал предоставлен сайтом Территория Дмитрия Новоженова (http://www.novojonov.ru)