Организация проекта создания и внедрение ЭА

Думать - самая трудная работа; вот, вероятно, почему этим занимаются столь не многие. © Генри Форд в раздел...

Версия для печатиВерсия для печати

Содержание

  1. Организация проекта создания и внедрение ЭА
  2. Введение
  3. Основные фазы проекта создания ЭА
  4. Предварительное обследование
  5. Проектирование и разработка
  6. Ввод в эксплуатацию
  7. Выводы

Электронный архив: Проект

Организация проекта создания и внедрение ЭА Организация проекта создания и внедрение ЭА

Введение Организация проекта создания и внедрение ЭА

В ходе предыдущих занятий мы получили комплексное представление об электронном архиве. Мы рассматривали как завершенные, работающие ЭА, так и некоторые аспекты их разработки и внедрения (например, наполнение ЭА в ходе ретроконверсии). Целью настоящей лекции является дать цельное представление о процессе создания и внедрения ЭА в организации, то есть о переходе из состояния полного отсутствия ЭА к полноценному, функционирующему ЭА.

Создание и внедрение ЭА являются для организации-владельца ЭА разовым, уникальным процессом, имеющим четко сформулированные цели, результат и явно очерченные временные рамки. Таким образом, указанный процесс полностью укладывается в устоявшееся понимание проекта, и рассматривать его целесообразно именно в терминах проектной деятельности, каковой подход и реализован в данной лекции.

Подходя к созданию и внедрению ЭА как к специфическому проекту, мы рассмотрим на этом занятии следующие вопросы:

  1. Основные фазы проекта создания ЭА
  2. Подробное описание основных фаз проекта создания ЭА
  3. Рабочая группа проекта создания ЭА
  4. Исполнители работ по созданию ЭА
  5. Пилотные проекты в процессе создания ЭА

Основные фазы проекта создания ЭА Организация проекта создания и внедрение ЭА

Как и всякий проект, создание ЭА подразделяется на набор фаз выполнения. Как правило, имеются следующие типовые фазы:

1. Предварительное обследование

2. Проектирование и разработка

3. Ввод в эксплуатацию

На фазе предварительного обследования собираются и анализируются данные, необходимые для оценки возможности реализации ЭА (по техническим, финансовым и прочим показателям), а также определяются основные параметры будущего ЭА и процесса его разработки.

На фазе проектирования и разработки формируются требования к ЭА, проектируется ЭА как программно-аппаратный комплекс, производится поставка и разработка необходимого для функционирования ЭА программного и технического обеспечения, при необходимости выполняется пилотный проект (проекты) и осуществляется полностью или частично ретроконверсия данных.

На фазе ввода в эксплуатацию производится обучение сотрудников работе с ЭА, внедрение разработанного комплекса ЭА, при необходимости осуществляется (продолжается) залповый ввод данных в ЭА.

Далее перечисленные фазы будут рассмотрены более подробно.

Предварительное обследование Организация проекта создания и внедрение ЭА

Задачи фазы предварительного обследования.

В ходе фазы предварительного обследования решаются следующие задачи:

  1. Сбор и анализ данных, необходимых для оценки возможности реализации ЭА (по техническим, финансовым и прочим показателям)
  2. Оценка возможности реализации ЭА
  3. Принятие решения о реализации ЭА
  4. Определение основных параметров будущего ЭА
  5. Определение основных параметров процесса разработки ЭА

Временные границы фазы предварительного обследования.

Фаза предварительного обследования начинается с момента осознания руководством организации возможной потребности в ЭА и заканчивается принятием решения о целесообразности разработки и внедрения ЭА в данный момент времени и определением основных параметров ЭА.

Критерием окончания фазы, таким образом, является принятие решения о разработке ЭА (или отказе от таковой) и, в случае положительного решения, создание документов, содержащих основные параметры ЭА (концепция ЭА, общее описание ЭА и т.п.) и основные параметры процесса разработки ЭА (план проекта).

Исполнители работ на фазе предварительного обследования.

Работы на фазе предварительного обследования могут выполняться как непосредственно сотрудниками организации, так и сотрудниками организации совместно с привлеченными внешними исполнителями. В качестве внешних исполнителей могут выступать:

  1. Компании, специализирующиеся на выполнении услуг по созданию ЭА
  2. Компании - системные интеграторы
  3. Компании - разработчики решений и поставщики услуг в сфере электронного делопроизводства, документооборота и т.п.
  4. Консалтинговые компании, специализирующиеся на консультировании в области постановки архивной службы, делопроизводства и т.п. с применением информационных технологий

Рабочая группа проекта создания ЭА.

Вне зависимости от того, привлекается или нет к выполнению работ на данной фазе проекта внешний исполнитель, с самого начала предварительного обследования целесообразно создать в организации рабочую группу по проекту создания ЭА.

В зависимости от принятых в организации правил создание рабочей группы может быть оформлено приказом или распоряжением руководства организации, одновременно или отдельно с приказом/распоряжением об открытии проекта создания ЭА или проведении предварительного обследования.

Возможны два подхода к формированию рабочей группы проекта создания ЭА:

  1. Рабочая группа создается сразу целиком и не меняется в течение всего проекта
  2. Рабочая группа формируется динамически в зависимости от текущей фазы проекта или от решаемых в данной части фазы задач

В данной лекции мы будем считать, что состав рабочей группы неизменен в течение одной фазы проекта. Если исходить из модели неизменной рабочей группы, то такая группа для всего проекта получается путем объединения перечисляемых в лекции составов групп для различных фаз.

Итак, в рабочую группу проекта на фазе предварительного обследования рекомендуется включать следующих специалистов:

  1. Член руководства организации, заинтересованный в создании ЭА (инициатор проекта, руководитель подразделения-пользователя ЭА и т.п.)
  2. Руководитель (или потенциальный - до принятия решения о работах - руководитель) работ по созданию ЭА в организации (менеджер проекта, директор разработки и т.п.) со стороны организации
  3. Специалисты подразделений, отвечающих за ведение текущего бумажного архива (делопроизводства, документооборота) - архивист, секретарь и т.п.
  4. Специалисты подразделений - основных потенциальных пользователей ЭА
  5. Аналитик по ЭА (собственный или внешний)
  6. Специалист по информационным технологиям (собственный или внешний)
  7. При наличии внешнего исполнителя - руководитель работ со стороны внешнего исполнителя

Определение ключевых характеристик ЭА и принятие решения о его создании.

На фазе предварительного обследования рабочая группа собирает необходимые данные и на их основе формирует отчет руководству организации. Анализируемые данные, как правило, включают в себя:

  1. Количество документов и дел (бумажных и электронных), ежедневно производимых в организации
  2. Количество документов и дел (бумажных и электронных), ежедневно поступающих в организацию извне
  3. Оценка количества бумажных документов и дел, требующих ежедневного перевода в электронный вид для размещения в ЭА
  4. Характеристики бумажных документов и дел (формат и качество бумаги и т.п.), требующих ежедневного перевода в электронный вид для размещения в ЭА
  5. Оценка технических, людских и финансовых ресурсов, необходимая для организации подобного перевода
  6. Характеристики ПО, являющегося источником электронных документов и дел для ЭА
  7. Оценка количества электронных документов и дел, требующих ежедневной конвертации в формат ЭА
  8. Оценка технических, людских и финансовых ресурсов, необходимая для организации подобной конвертации
  9. Объем и свойства существующего архива бумажных документов организации
  10. Потребность в ретроконверсии бумажного архива
  11. Оценка технических, людских и финансовых ресурсов, необходимая для организации ретроконверсии (силами организации или внешнего исполнителя)
  12. Оценка характеристик потребного хранилища данных и ресурсов,
  13. Оценка прочих характеристик ЭА (требования пользователей по поисковым возможностям, интерфейсу, интеграция с существующим ПО и т.п.) и ресурсов, необходимых для создания и обслуживания ЭА с такими характеристиками

На основе представленного отчета руководство организации принимает решение о целесообразности создания ЭА в организации на данном этапе и о путях такого создания (привлекать ли сторонних исполнителей и т.п.). Если это решение положительное, то рабочая группа на основе отчета разрабатывает концепцию (общее описание) ЭА и создает план проекта с указанием сроков, задач и их взаимосвязи, ресурсов и прочих характеристик в соответствии с общеупотребимыми и принятыми в организации правилами планирования.

Проектирование и разработка Организация проекта создания и внедрение ЭА

Задачи фазы проектирования и разработки.

В ходе фазы проектирования и разработки решаются следующие задачи:

  1. Формирование требований к ЭА и оформление их в виде технического задания (ТЗ)
  2. Проектирование ЭА как программно-аппаратного комплекса
  3. Поставка и разработка необходимого для функционирования ЭА программного и технического обеспечения
  4. Интеграция ЭА с прочим ПО организации
  5. Выполнение пилотного проекта (проектов) в случае необходимости такового
  6. Полная или частичная ретроконверсия данных при необходимости таковой

Временные границы фазы проектирования и разработки.

Фаза проектирования и разработки следует непосредственно за фазой предварительных исследований и начинается с формирование требований к ЭА и заканчивается созданием готового программно-аппаратного комплекса ЭА.

Критерием окончания фазы является наличие готового к вводу в эксплуатацию комплекса ЭА, отвечающего требованиям ТЗ.

Исполнители работ на фазе проектирования и разработки.

Работы на фазе проектирования и разработки могут выполняться как непосредственно сотрудниками организации, так и сотрудниками организации совместно с привлеченными внешними исполнителями. Поставки необходимого оборудования и программного обеспечения осуществляют внешние поставщики.

В качестве внешних исполнителей могут выступать те же компании, что и на предыдущей фазе, за исключением консалтинговых компаний.

Рабочая группа на фазе проектирования и разработки.

На фазе проектирования и разработки в рабочую группу проекта рекомендуется включать следующих специалистов:

  1. Руководитель работ по созданию ЭА в организации (менеджер проекта, директор разработки и т.п.) со стороны организации
  2. При наличии внешнего исполнителя - руководитель работ со стороны внешнего исполнителя
  3. Специалисты подразделений, отвечающих за ведение текущего бумажного архива (делопроизводства, документооборота) - архивист, секретарь и т.п.
  4. Специалисты подразделений - основных потенциальных пользователей ЭА
  5. Аналитик по ЭА (собственный или внешний)
  6. Разработчики аппаратного и программного обеспечения ЭА (собственные и/или внешние)

Работы, выполняемые на фазе проектирования и разработки.

На фазе проектирования и разработки рабочая группа собирает и формализует подробные требования (технические, организационные и др.) к создаваемому ЭА. Требования оформляются в виде ТЗ. ТЗ может сопровождаться дополнительными документами (приложениями), такими, как уточненный план проекта, бюджет проекта, анализ рисков проекта и др.

После утверждения ТЗ руководством организации рабочая группа осуществляет техническое проектирование ЭА в соответствии с действующими стандартами, общепринятыми нормами и установленными в организации правилами. Результатом проектирования является технический или технико-экономический проект ЭА. Дальнейшие работы по созданию ЭА осуществляются на базе такого проекта.

Одновременно с разработкой программно-аппаратного комплекса производится поставка необходимого программного и технического обеспечения.

Если в ходе предварительного обследования была выявлена потребность в ретроконверсии существующего архива ретроконверсии, то подобная ретроконверсия может быть начата (и даже произведена целиком) еще до полной готовности ЭА. Как правило, это возможно в том случае, когда ретроконверсия осуществляется силами внешнего исполнителя на его собственной технологической базе (так как собственная база организации и ее персонал еще не готовы).

Пилотные проекты.

Во многих случаях создания ЭА представляется целесообразным осуществление в рамках фазы проектирования и разработки небольших пилотных проектов. В рамках пилотного проекта в соответствии с ТЗ может быть создан модельный вариант ЭА, наполненный прошедшей ретроконверсию небольшой частью архива организации.

Пробная эксплуатация пилотной версии ЭА, ознакомление будущих пользователей ЭА с результатом пробной ретроконверсии позволяют уточнить требования к ЭА и соответствующим образом скорректировать ТЗ и технический проект, что в свою очередь повышает успешность последующего ввода ЭА в эксплуатацию.

Ввод в эксплуатацию Организация проекта создания и внедрение ЭА

Задачи фазы ввода в эксплуатацию.

В ходе фазы ввода в эксплуатацию решаются следующие задачи:

  1. Обучение сотрудников работе с ЭА
  2. Внедрение (опытная эксплуатация и доработка) разработанного комплекса ЭА
  3. Ретроконверсия данных при необходимости таковой

Временные границы фазы ввода в эксплуатацию.

Фаза ввода в эксплуатацию следует непосредственно за фазой проектирования и разработки и заканчивается началом штатной эксплуатации наполненного всеми необходимыми данными ЭА.

Критерием окончания фазы является полная готовность ЭА (программного и аппаратного обеспечения, а также массива данных) и работающих с ним сотрудников к началу штатной эксплуатации ЭА.

Исполнители работ на фазе ввода в эксплуатацию.

Работы на фазе ввода в эксплуатацию конкретного проекта, как правило, выполняются тем же составом организаций-исполнителей, что и на фазе проектирования и разработки данного проекта.

Рабочая группа на фазе ввода в эксплуатацию.

На фазе ввода в эксплуатацию в рабочую группу проекта рекомендуется включать следующих специалистов:

  1. Руководитель работ по созданию ЭА в организации (менеджер проекта, директор разработки и т.п.) со стороны организации
  2. При наличии внешнего исполнителя - руководитель работ со стороны внешнего исполнителя
  3. Специалисты подразделений - пользователей ЭА
  4. Разработчики аппаратного и программного обеспечения ЭА (собственные и/или внешние)

Работы, выполняемые на фазе ввода в эксплуатацию.

На фазе ввода в эксплуатацию осуществляется обучение сотрудников работе с ЭА. Это обучение может производиться либо силами самой организации, либо, при наличии такового, внешним исполнителем работ по созданию ЭА, либо третьей обучающей организацией, либо комбинацией перечисленных способов.

С участием группы обученных работе с ЭА сотрудников производится опытная эксплуатация ЭА. По ее итогам осуществляется доработка ЭА.

При наличии потребности в ретроконверсии архива организации производится (или завершается, если была начата на предыдущей фазе проекта) подобная ретроконверсия. Ретроконверсия на фазе ввода в эксплуатацию может быть осуществлена как самой организацией, так и внешним исполнителем. Массив подлежащих ретроконверсии документов может быть также поделен медлу организацией и внешним исполнителем.

По завершению перечисленных работ проект по созданию и внедрению ЭА завершен, ЭА готов к штатной эксплуатации.

Выводы Организация проекта создания и внедрение ЭА

  1. При разработке и внедрении ЭА применим проектный подход к организации работ
  2. Типовой проект создания ЭА состоит из трех фаз: предварительное обследование, проектирование и разработка и ввод в эксплуатацию
  3. В ходе выполнения проекта по созданию ЭА целесообразно формировать рабочую группу, ее состав может различаться на различных фазах проекта
  4. Проект создания ЭА может выполняться самой организацией или с привлечением внешнего исполнителя (исполнителей)
  5. Ретроконверсия архива организации может производиться как на фазе проектирования и разработки, так и на фазе ввода в эксплуатацию
  6. Во многих случаях целесообразно провести пилотный проект (проекты) для корректировки хода создания ЭА

Вы можете копировать контент, представленный на этой странице, повторно публиковать его, вносить изменения, изменять оформление (и пр.), при условии размещения в любом месте скопированной страницы любого цвета, размера и стиля шрифта индексируемой ссылки вида:

Версия для печатиВерсия для печати

Индекс цитирования Яндекс
Аттестат участника WebMoney
Этот сайт разрабатывается в соответствии с рекомендациями W3C XHTML 1.0 Transitional
Этот сайт разрабатывается в соответствии с рекомендациями W3C CSS

Сайт "Территория Дмитрия Новоженова" © 2017 год. Программирование на ASP.NET, написание программ на C#, самописные утилиты. Разборки с компьютерами, сетевым оборудованием и другим железом. Коллекции изображений, библиотеки иконок, которые можно скачать и сохранить локально, рисунков и других картинок. Личный фотоальбом, ссылки на фотогаллереи на других сайтах и другие ресурсы посвященные фотографии. Каталог игр на PlayStation 2, тактика прохождения игр, обзоры игр на PlayStation 2. Тематические сборники статей, новости сайта.